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La organización de un evento en Cádiz, elementos a considerar

Cualquier empresa, agencia de negocios u organización comercial que ejerza su actividad en la provincia de Cádiz tendrá interés en la creación de un evento en un momento determinado. La utilidad para promocionar la marca, un nuevo producto o servicio, para festejar un aniversario o para cualquier otro fin de interés para la organización está ampliamente reconocida.

El proceso para gestionar y crear una de estas convenciones es una tarea compleja en la que se deben tener una amplia y variada cantidad de elementos en consideración. Así mismo, habrá que contar con grupos de trabajo bien estructurados y preparados, así como materiales e infraestructuras apropiadas para que sea un éxito.

A continuación, se enumera un cheklist para facilitar la creación y organización de un evento en Cádiz que merezca ser recordado y garantice conseguir los objetivos propuestos.

El inicio

Para comenzar de forma correcta, se deberá llegar a cabo una planificación en la que queden claros aspectos tan elementales como son el propósito para el que se realiza el evento y cuáles son los objetivos que se pretenden alcanzar. Por otro lado, es muy importante conocer bien el presupuesto del que se dispone para saber los límites de gastos que no se han de superar. En este sentido, se deberán desglosar los posibles costes en partidas para publicidad, para el alquiler, el pago de empleados, el catering, la decoración, el marketing… y asignar una cantidad para cada elemento de manera equitativa y en función de las necesidades.

En la organización preliminar también se puede comenzar a elegir la ubicación ideal, así como el tipo de espacio que se quiere y la capacidad de asistentes estimada que se va a requerir.

La organización del equipo

El equipo de trabajo especializado tanto en el montaje como en el alquiler del equipo necesario deberá ser muy profesional, con experiencia y que trabaje en Cádiz. Las ventajas para elegir a profesionales de la zona son evidentes, ya que suelen estar habituados a los lugares de exposición y, por lo tanto, saben optimizar la presentación y colocación de las estructuras. Del mismo modo, al ser vecinos podrán acudir rápidamente si se les necesita.

En cualquier caso, habrá que saber asignar las responsabilidades para que, una vez abiertas las puertas, todo fluya coherentemente. De este modo, habrá que elegir a un coordinador y a los responsables de las diferentes áreas, del mismo modo que se haría en una organización empresarial. Una vez que se asignan estos roles se establecerán reuniones regulares para mantener al equipo informado y cohesionado.

La logística y la comunicación

Partes fundamentales de una buena organización será la contratación de proveedores con experiencia para diferentes tareas que complementen la intención del encuentro, como los técnicos de sonido, el catering, la iluminación… Contemplar apartados como el transporte para los asistentes e invitados, confirmar que se tienen todos los permisos y licencias. Por otro lado, para el éxito del evento habrá que asegurarse que cuenta con suficiente publicidad y promoción, habrá que establecer, por tanto, un buen plan de comunicación y marketing con la creación de material promocional, el uso de medios de comunicación, el envío de invitaciones…

El Post-evento

Olvidado con demasiada frecuencia, actuar correctamente para finalizar y aún después de terminar la jornada es fundamental para dejar un buen recuerdo entre la audiencia. Por este motivo, habrá que agradecer la asistencia, recoger feedback de la experiencia, documentar toda la celebración… entre otras acciones una vez terminado el evento.